フォワーダーさんとのやりとり内容 3つ
皆さんこんにちはふみです！
さて今回は、メーカー貿易事務のメイン業務の一つ、フォワーダーさんとのやり取りについて詳しくお話ししたいと思います。
フォワーダーさんはこの前もお話ししたように、コンテナ船のブッキングや通関、配送トラックを手配してくれる荷主にはとても助かる存在です。
この手配は自社で行う会社さんもたくさんいらっしゃいますが、私の会社ではほとんどをフォワーダーさんにお願いをしております。そこで私が直接フォワーダーさんとやり取りをして、外国から貨物を仕入れているのですね。ではここではどのようなやり取りをしているのかを詳しく説明したいと思います。
フォワーダーさんとのやり取りは主に３つに分けられます。
では一つずつ見て見ましょう！
ポイント 1 本船のブッキング
本船とは貿易事務の間ではコンテナ船のことを指します。この本船のブッキングは私の会社ではフォワーダーさん経由で行われるんですね。
基本的に海外から輸入する商品の出荷日が確定したとき、もしくはおおよそで生産が終わる日がわかればその時点で、どの運航スケジュールのコンテナ船に載せられるかをフォワーダーさん経由で確認します。
そうすると、このような感じでフォワーダーさんからいくつかの船のスケジュールをもらうことができますので会社で確認しながらどの船に載せるかを決めていきます。
その船を決めたら、そのスケジュールを海外の取引先に流してブッキングしてもらう流れになるんですね。
基本的に輸入側は船のブッキングをあんまりすることがありませんが、こちらには納期がありますので先にささっと都合の良い船を決めて相手に流した方がスムーズに輸入手配ができるので、私の会社ではこちらで船を決めることが多いです。
ちなみにこのCY CUT、CFS CUTというのはこの日までに貨物を船に積み込める状態にしておいてくださいね。という期限の日です。
日本語ではカット日と呼ばれています。
このカット日までに貨物の輸出許可を得られていなかったり、荷物が港にないと船には載せらませんが基本的にそれは輸出側の対応になりますので、輸入側はそれほど気にしなくても大丈夫です。ちなみに CYはコンテナ貨物でCFSはLCL貨物のことを指します。
基本的はおなはしにはなりますが、特定の貨物以外で、輸入や輸出をするときは、必ずコンテナに入れて輸送するする必要があります。
そこでまずは、自分たちの荷物の物量を確認するんですね。自分たちの荷物は１つのコンテナを借りないと輸送できないのか、もしくは他の会社の貨物と合積みをして一緒のコンテナの中に入れるのかを計算してどちらかを選びます。
どちらにせよコンテナの中に入れることになるんですね。
物量が大きければコンテナ貨物として出荷し、物量が少なければ混載(LCL)として出荷します。
大体やっていればわかるのですが、たまに結構大きめな物量でもコンテナに入れるほどでもない、微妙な物量の貨物を輸入することもあるのですが、コンテナで出した方が輸送コストを抑えられたりもするので、そういう時も計算してからフォワーダーさんへ連絡をしています。
ちなみに船の決め方ですが特にこれと言った決め方はありません。強いて言えば弊社では日本船は遅延しにくいという文化があり、スケジュールが合えばよくMOLなどを選んでいます。
ポイント2 船積書類の提出・通関手配
船が決まったら船積み書類、インボイスやパッキングリスと B/Lなどその他必要書類をフォワーダーさんへ提出します。それがないと通関作業ができないんですね。
海外からくるものは全て日本の税関で通関をしないといけません。
この通関は、違法なものを輸入していないか、またどのようなものを輸入するかを毎回チェックし、必要な場合は検査、また関税を支払わないと日本に持ち込めないのです。
なので、通関に必要な書類をフォワーダーさんへ流して、フォワーダーさん経由で痛感してもらうんですね。
ではフォワーダーさんへ渡す書類リストとメール内容を紹介致します。
インボイス
パッキングリスト
B/L
A/N
輸入実績
※食品衛生検査結果レポート
※ライセンス許諾書
(※必要な場合のみ)
インボイスはこの金額の商品がいくつ入っていますよ。という明細書や納品書になるもので、
パッキングリストは、この商品がこのカートンにいくつ入っていますよという梱包明細書なんですね。
B/Lはこの貨物は、私たちの荷物ですと証明する重要な書類です。
A/Nは船が港に到着しますよ。もしくは到着しましたよ。という船の到着通知書です。ここには運賃などの諸費用が乗っています。
私の会社では、このB/LとA/Nは輸出者や船会社さんからフォワーダーさんへ送られているので、こちらからこの2つの書類を送ることは少なく、送る書類も省略されています。
フォワーダーさんへ書類を提出するときは、通関をスムーズにするため必ず輸入する商品の詳細、写真を提出することを心がけましょう。
書類はほぼ全て英語で書いてあるので、独特な言い回しになっている場合もあり必ず説明が必要です。
長年付き合っているところであれば、商品についてわかっている場合もありますが、自分の会社以外の会社からもたくさんの商品もみないといけませんので、いつもお願いしているものでも詳細をつけてあげるんですね。
またもし一度輸入している商品があったら、必ず輸入実績を送ってあげるととても喜ばれます。
輸入実績というのは、輸入許可通知書のことです。以前に通関したことがある商品はこの書類を必ずフォワーダーさんから請求書などと共にもらっているはずなので、必要書類をスキャンしてメールで送りましょう。
実績には税番などのその商品を通関するための情報があります。一度通関したことがあればその書類を参考にまた通関することができるので、フォワーダーさんにとって作業がとてもやりやすくなるんですね。
書類の提出が終わったら、あとはそれを元にフォワーダーさんから税関へ通関作業スタートしますので、輸入者である私たちはまっていればOKです。
会社自体が長年輸入をしていて実績があったり、何度も同じ商品を通関していれば、通関がスムーズに終わる場合もありますが、税関から商品について質問が飛んでくることもあります。
それもフォワーダーさん経由で連絡がきますがたまに、なんだこの質問？と思うような質問も飛んできます。 この商品は輸入後どこで使うんですか？とかこの商品色は、水色ですか？それとも青ですか？など、通関に必要なのか分かりませんが、たまに聞いてくることがあります。
こう言った質問は実はその税関のスタッフさんが個人的に気になって聞いていることもあるようで、その場合でも真摯に答えましょう。
普通はこの商品の素材はなんですか？やこの商品は何に使うものですか？などの質問が多いです。
これはこの世にある全てのものには税番が決まっていて日々更新されて言っているので素材や用途によってその商品がどの税番に分類するかが変わるんですね。
これは通関する際にとても重要で、税関はその分類のために用途や素材を聞きたいというわけなんです。
ここで長いやりとりを終えて、通関許可が降りれば晴れて日本に商品を輸入してもいいことになります。フォワーダーさんとのやり取りでこの書類の提出が一番重要なんですね。
ポイント３ トラックの手配
フォワーダーさんがやってくれる仕事の最後にトラックの手配があります。
これは通関が終えた貨物を、希望納品場所まで配送するための手配です。
これは配送トラックの会社さんにもよりますが、トラック手配当日の１ヶ月くらい前から予約ができます。繁忙期、例えばGW、夏休み、年始年末前には逼迫しますので早めの手配をすることも多いんですね。
またコンテナ貨物の場合はトラックではなくドレージと呼び、少し略してドレーと呼ぶこともあります。LCL貨物を運ぶ場合は普通のトラックと呼ぶんですね。
最近はドライバーさんが不足していて、なかなか希望通りのトラックが取れないことも多く、仕事環境、お給料などが関係してドライバーさんがやめてしまうようです。
基本的にドライバーさんは貨物を取りに行くために朝早くから港に行って貨物を受け取るまで長い列を並ばないといけないそうで、それが6~7時間もかかるそうです。
もう少しドライバーさんのためにもシステムが変わって欲しいと荷主からもお願いしたいですね。
トラックの予約が終わればその納品日まで貨物を待つだけです。
フォワーダーさんはこのような煩雑な手続きを行ってくれるので荷主としてとても助かる存在なんですね。
以上、この３つが主なフォワーダーさんとのやり取りです。
ご参考になればとても嬉しいです。
ではでは、この辺で。
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