中小企業での貿易事務の役割は１つじゃない！

みなさんこんにちは、ふみです！今日の私の地域はとても暑い。暑くてたまりません〜。それになんとずっと熱帯低気圧だった雲がとうとう台風６号になりました🌀ナーリーという名前ももらい元気に日本へやってきています💦土砂崩れなど危険ですので十分に注意したいところですね。今日は隅田川の花火大会ですがかぶらないことを祈ります。

さて、今日は中小企業での貿易事務の役割についてお話しします😊私は大手企業で働いたことがありません。実際に大手の企業さんがどのような商品を作りどのように開発しどのように輸入しているかを知りません。いつかそのような意見が聞ける場があればぜひ参加してみたいくらいですね😊その中で今回は私の立場についてお話しできればと思いブログを綴らさせていただきます。私の立ち回りは営業から経理や工場部(検品場)など全ての部署に関わることをしていますが、中小企業なので部署は少なくその分、密に連絡を取り合いながら仕事をしています。実際にはどのような役割を担っているかをぜひご覧ください😊

貿易事務と営業の関係性

商品を売るということは会社として大事なことですね。それを行ってるのはもちろん営業です。営業は外を回ったり電話したり自社の製品や自分を売り込んで売上を立てそれを利益にしていきます。貿易事務(私の仕事)ではそんな営業たちをサポートする営業事務などの役割も担っているのです😊

例えばある商品をオファーするにあたり、納期や値段、特性など商品知識を相手に提供するときは自分がその商品について知らないと詳しく説明できないし自信を持って売り込みができないですよね。そんなときは工場と直接連絡をとっている私たちが商品について、説明をするのです😊

私たちはあらゆる国との連絡をする中で様々なものの値段や商品の情報を吸収していきます。

• この商品は製品は湿気に弱いので雨の時期には生産が遅くなる
• ここの工場は環境体制が悪く従業員がすぐ止める傾向があり納期遅れが目立つ
• ここの工場は従業員通し中もよくマニュアルもあるため良い製品ができる。
• この商品の原料は去年から値上げ傾向にあるので、単価交渉が必要になる

など！それらは自分だけのスキルにもなりますが、営業にとっては重要なセールストークになります。それらを提供してあげることによりスムーズに仕事が取れたり新規案件を獲得することに繋がっていくのです😊この間も売上600万円 (利益140万円)の仕事取れました✌️

貿易事務と経理の関係性

貿易では支払いのほとんどは海外のお金で送金をしています。私の会社では基本的に１ヶ月での予算が決められていて、それを元に支払いをうまく調整しています😊オーダー時期や繁忙期、閑散期にもだいぶ左右されますが支払い予定は必ず予算を超えないように微妙に調整していくことで会社の資金繰りに貢献しています😊もちろん経理などにも相談し予定を見せながら話し合い決めています。

うちでは月初と月末はある程度お金があるのでその時期に回したりしていますね。あとは工場の信頼関係も大事でなが〜く仕事をしているところであれば３ヶ月に１回のまとめて支払いでも良いですよと言ってくれるところもあり大変助かっています。やはり人間はどの国でも信頼関係が大事なのですよね😊

また経理には商品原価の提出も義務です。この商品はどのくらいの経費やコストがかかって輸入したのかを報告いたします。もちろん会社全体にお知らせもしますがデータとして入力するのは経理なので部署にも説明しながらこの商品は原価は30%以内に抑えられました。と報告できるときはとても嬉しいですね😊また見積もりを作成した当初と比べて、あまり差異がなかった場合もとても嬉しいです！自分の計算と読みがあってたということですからね😊

貿易事務と工場部(検品場)の関係性

• 貿易事務と工場部の関係はとても重要です。特に新しい商品を開発するにあたり
• 商品の形状や梱包方法
• 出荷方法
• どのような不良が出るのか

について詳しく相談できるのがここの部署です。商品について詳しくどのような商品もこのように梱包すれば傷がつかないなど小さなものから大きなものまでものの運び方に精通しています😊

特に不良に関してもこのような形状にすれば不良率が少なくなるだろう。お客さんの希望も尊重しつつ塗装はここまでで良いのではないか。など想像力をたっぷりと働かせています。それを海外の工場に伝えお互いのアイデアをシェアしてより良い商品を作ることを目指します！日本のスタッフは優秀なので海外の発展途上国にも良い刺激になるんです。こうして開発段階でかなり綿密な計画を練ることで、できる限り最低限にまでミスを抑えることができるのです😊

まとめ

このように貿易事務は海外工場とのやりとり以外でも社内でも密接に他の仕事と関わりがあります😊どの部署でも円滑にできるようにスピード感、知識力を吸収しながら仕事をすると楽しみの中にやりがいも見出せますね💪✨ぜひぜひ参考にして下さい！

ではでは、この辺で。