膨大な量の貿易事務の仕事をさばくコツ -激務と言われる理由-
みなさん、こんにちはふみです！昨日は台風がすごかったです。。電車も止まってライフラインが止まっている地域もございます。今では雷がひどい。。9月は台風の時期でもあるので仕事でも目を光らせていますが、やはり少し止まってしまいますね。交通機関も渋滞が多いです。ドレージやトラックの方も道には気をつけて🙏
さあ、今回は貿易事務の仕事は激務？についてです😊ぜひご覧ください〜。
貿易事務は激務？
さてさて、今日は膨大な量さばく貿易事務の世界について少しお話しようと思います。激務と言われるこの仕事。果たしてどうやって仕事していくのかお話致します😊まず、私はメーカーの貿易事務です。メーカーの仕事内容は、主に輸入や輸出部門で海外の工場とやりとりをすることが多いです😊私の仕事内容をまとめた記事がありますのでどのような仕事をしているかはこの記事を見てください。
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ささ、見てくださいましたかね。では進みましょう😊実際にこの業界でよく言われていることがあります。それは、メーカーは貿易事務の中でも比較的ゆとりある仕事であるということです。その理由は、メインの社外での仕事が海外の工場や会社だけのことが多いからです。あれ、メーカーは激務じゃないの？と思う方もいますでしょう。もちろん会社さんによって激務なところもありますよ😊少数精鋭だったり、外注や委託を行わないところは自分自身で全てを行うところもあるのです。ですが、今は乙仲、フォワーダーが間を取りメーカーの仕事を手伝ってくれるスタイルがとても多くなっています。ややこしい通関手続き、船の手配、またドレーの手配も行ってくださいます。感謝感激ですね😊 このことから、乙仲さんはたくさんの業者さんと一緒になって１つの仕事を仕上げていくことになります。社内だけでは完結しないので激務と言われているのです。
貿易事務の忙しい順序を個人的なイメージで並べてみると、乙仲・フォワーダー・船会社＞メーカー 乙仲さんやフォワーダーさんは忙しいイメージがてんこ盛りです。いつも本当にありがとうございます🙏✨
- メーカーは主に 海外の会社・乙仲さんとやりとり
- 乙仲は主にメーカー・Shipper・税関・配送会社・船会社とやりとり
社外の方と行わなければいけない業務の数が段違いですね😊
メーカーの貿易事務の忙しい内容
と言っても、メーカーは激務な時期ももちろんあります。時間があっても
私の例でいくと・・・
- 繁忙期前には大量の注文を納期どおりに入れないといけない。
- 不良や商品について、海外スタッフと密にならないといけない。
- 納期が間に合わない場合は休みも使い、連絡をとることがある。
- 少人数で50社以上の会社の商品をみる必要がある。
- OEM注文はお客様の依頼は絶対。
- 大量のアイテムの在庫管理。
このようなことで忙しさに波がある感じです。お客さんからのOEMの注文に関しては失敗が許されないですし、繁忙期関係なくオーダーが入ると常に目を光らせていないといけません。これが繁忙期とかぶると大変ですね😓 ですが１つずつコツを掴みながらやれば全体的な物事も見えてきて、仕事がスムーズにいきますよ。見ていきましょう😊
繁忙期前には大量の注文を納期どおりに入れないといけない。のコツ
納期に間に合わせるには、もちろん納品日を逆算して仕入れないといけません。注文したことある商品であればリピート商品として、新規に作るものであればある程度時間を見越して発注する必要があります。大抵、リピートオーダーの場合が多いですね😊発注する前に私が気をつけていることは主に以下の5点です。
１、リードタイム(生産納期)
２、現地工場国の休日
３、どのような商品で、どのような不良が多いか
４、船なのか飛行機なのか
５、工場の状態、担当者は以前と変わらないか
６、値段、部材、商品の構造を無断で変えていないか
この点に関しては、常に工場と連携を取り全て確認してから発注をします。最初のリードタイムは基本的なその商品を作るにあたっての納期ですね。だいたい私の扱っている商品は1-2ヶ月かかるものが多いです😊現地の国の休日もとっても大事。特に私のメイン取引先である中国は旧正月中は１ヶ月以上休むのが普通です。
３番の商品については、そのような不良が多いのかまた不良が多い分どのように対処したらいいのか。無償で多めに商品をもらうのか多めに発注するのか。商品知識についても詳しくなるといいですね！４番の船なのか飛行機なのか。これは簡単ですね😊船は納期が遅いが安い。飛行機は納期が早いがお高め。う〜ん悩みどころ😊
５、６に関しては密に連絡を取りましょう。担当者が変わると大抵引き継ぎをしていないケースが多いです。新しく入ったリッキーよ！なんて軽く挨拶されますが、本人何もわかってないこと多いです 笑 しっかり商品知識をぶつけ、こちらの商品、また向こうの工場の情報をシェアしてもらいましょう。しっかりと密にすることで不良や人間関係も改善しますよ😊
不良や商品について、海外スタッフと密にならないといけない。のコツ
こちらに関しても上記で説明した通りです😊連絡は密に取りましょう。これにはコツというものは実際ありません。あなたの持ち前の明るさと行動力を見せれば相手はこちらに快く対応してくれますよ😊相手も人間です。仲良く楽しく仕事していきましょう💪コツがないなんて言ってしまってすみません。でも本当に楽しく自分を開示していくと心を開いてくれるのです😊
納期が間に合わない場合は休みも使い、連絡をとることがある。のコツ
これは意外に楽しいです😊私だけかな。QQやWeChat、スカイプやLINEでよく現地スタッフと連絡を取ります。もちろん納期や商品内容の仕事についてですが、何だろう。忙しくすぐに連絡がほしい！っていうあたふたしている時もあるんですけど、自分仕事してるなって感じがして私は好きなんですよね😊ただ、休日を邪魔されることには変わりないのでそこらへんは臨機応変に対応してます。納期が間に合わない〜。や急遽、仕様の変更になった！などは大抵SNSを使って仕事をします。そこでよく返事が止まってしまうこともあるのですが、そんな時は中国語や現地の言葉を使ってみてください。意外に返事したり、気分転換に別の話題を振ってみましょう😊急ぎの時ってみなさん無視しがちなんですよね。それは本当にわかります！ 笑
あ、でもこの方法で海外スタッフと連絡を密にできますね😊これがコツです！ (とってつけたような・・笑)
少人数で50社以上の会社の商品をみる必要がある。のコツ
私は主に50社くらいの会社で商品を作っています。その会社によって縫製品、スチール製、プラスチックなど得意分野が違います。そこでいろんな商品を作るためにこれが得意あれが得意な会社と取引をして、製品を作っています😊こんなに多いとこんがらがってしまいますよね😅私もよく忘れたりします。。
でもそんな時は、カレンダー機能、リマインダー、Automator (MAC)を使うと自然にリマインドを変えてくれるのでとても便利です。特にAutomatorは便利で自分で行いたいストーリー(機能)を入力するとその流れ通りに行ってくれるのです😊例えば、メール作成(内容)→いつ誰々に送信と覚えさせておくだけで登録した日勝手にメールを送ってくれます。それも毎月、隔週など設定できるのでリマインドメールを自分に送るのもできますし、相手にも送れます😊送った通知ももちろん来ますし、とっても便利です。Mac限定なのですが、お持ちの方は試してみてください！
ちなみにどなたかいいリマインドアプリ、また仕事効率化アプリ知ってたら教えて欲しいです😊もっともっと知りたいですね。
OEM注文はお客様の依頼は絶対。のコツ
OEMはとても厄介ですが、すぐお金になってくれるいいオーダーでもあります😊ただ、お客様の言葉は絶対です。よろしければ私の過去記事へお願いします😊
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お客さんって結構、無理難題何ですよね😅どこに言ってもそうです。ただこのようなことが内容に先にものづくりとは何かを説明してあげてください。ものはすぐには作れません。たくさんの人が携わってできています。また大きな機械も動かします。それを動かすには１人では動かせないのです。そして小さいものなどを少しだけの量は作れないのです。。なのでとても時間のかかるものだと思って欲しいです😊その分できるだけいい商品を作らさせてくださいお客さん😊
大量のアイテムの在庫管理。のコツ
私の仕事には大量の在庫管理の仕事も含まれています。アイテム数は300以上。それを一個一個見ていく必要があります。この商品はいついつに在庫切れなのか。この商品の売れ行きはいいのか。継続して売るのか。それとも廃盤にするのか。これは貿易事務員だけじゃ到底できませんね。必ず、社内の人と連携を取りましょう😊！ 会社それぞれで在庫を管理している部署が必ずあるかと思いますが、もしその担当も少し兼任された時は必ず社内で情報をシェアしましょうね😊
さあ、このように忙しい中での１つ１つの仕事のさばき方を学べば何でもありません。毎日楽しく仕事ができるといいですよね！私もみなさんに貿易事務の楽しさをわかってもらえたらとても嬉しいんです😊これを見て貿易事務って忙しいけどやりがいあるんだな。楽しそうだなって思ってもらえばそれだけで幸せです。
ではでは、この辺で。
